Voor vele medewerkers binnen organisaties zijn werkprocessen complex en komen ze niet overzichtelijk over. Wat is nu exact mijn bijdrage in het gehele proces? Waarom ben ik zo veel tijd kwijt aan herstelactiviteiten en kom ik niet aan mijn normale werk toe? Vaak weet iemand niet eens exact waarom hij/zij iets doet of juist niet doet. Een Brown Paper Workshop biedt in dergelijke situaties uitkomst.

Wat is een Brown Paper Workshop?

Brown Paper is een proces analysetechniek waarmee je (bestaande) werkprocessen visueel op papier in kaart brengt. De Brown Paper onderscheidt zich van standaard processchema’s, doordat bij een Brown Paper alle stromen van een procesdeel of afdelingsproces in één schema worden weergegeven. Je maakt hierbij gebruik van een rol (bruin) papier en gekleurde post-its. Je geeft het proces weer zoals het in de dagelijkse praktijk (echt) wordt uitgevoerd. Zodra het proces in kaart is gebracht ga je met het team de Brown Paper analyseren. Wat valt op? Waar zitten de herstel loops? Waar ontstaan knelpunten? Welke activiteiten voegen feitelijk geen waarde toe? Aan de hand van deze analyse definieer je vervolg- en verbeteracties. En wat ook niet onbelangrijk is…het creëert betrokkenheid in een team.

Wat gaan we doen bij een Brown Paper Workshop?

Na een korte theoretische inleiding wordt de scope van het te onderzoeken proces bepaald. Vervolgens gaat het team eerst op hoofdlijnen het betreffende proces uitwerken. De techniek die hierbij gebruikt wordt is SIPOC (Supplier, Input, Proces, Output, Customer). Aan de hand van de SIPOC wordt op een groot stuk bruin papier, de ‘brown paper’,  het proces stap voor stap in beeld gebracht. Door met gekleurde post-its te werken, worden de verschillende activiteiten en beslismomenten van het proces onderscheiden. Nadat de Brown Paper compleet is, gaan we de processtappen analyseren en bepalen waar verbeteringen mogelijk zijn. Tijdens deze analyse wordt met name gekeken naar first time right, herstelwerkzaamheden, dubbele werkzaamheden, interactie tussen de verschillende betrokken medewerkers. Indien voor handen kunnen doorlooptijden, cyclustijden, kwaliteitscijfers en bezettingskengetallen worden toegevoegd.

De betrokkenheid en inbreng van deelnemers is hoog. Voor iedereen wordt duidelijk uit welke stappen het proces bestaat, wat de benodigdheden zijn, wie er bij betrokken zijn en wat hun eigen rol is binnen het geheel. Vervolgens worden de knelpunten benoemd en alle betrokkenen gevraagd om oplossingen te bedenken.

Wat levert een Brown Paper Workshop op?

De Brown Paper brengt een proces in kaart zoals deze werkelijk wordt uitgevoerd. Hierdoor is een directe confrontatie mogelijk met het proces zoals het bedoelt is en liggen de verbeteracties voor een hogere efficiency en effectiviteit voor het grijpen. Daarnaast kan de Brown Paper ingezet worden om het gewenste (toekomstige) proces te visualiseren en definiëren. De confrontatie met het huidige proces kan vertaalt worden naar concrete verbeteracties en stappenplan.

De ervaring leert dat de Brown Paper bedrijfsblindheid doorbreekt en een manier is om anders te kijken naar de eigen processen en werkzaamheden. Het is vaak een eye-opener voor medewerkers en creëert het draagvlak en enthousiasme.

Toen we ons proces van het bedrijfsbureau met de Brown Paper ik kaart brachten hadden we 9 meter nodig. Inmiddels hebben we ons proces teruggebracht naar 6 meter (Ton Polman, Brouwer)

Brown Paper Workshop voor jouw organisatie?

Enthousiast om je werkprocessen inzichtelijk te maken met een Brown Paper Workshop? Of heb je behoefte aan aanvullende informatie of een aanbieding op-maat? Neem dan contact met ons op.